ระบบที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบและจัดเก็บเอกสารของโรงเรียน

เครื่องมือที่จำเป็นในการจัดระเบียบเอกสารของโรงเรียน

องค์กรเริ่มต้นด้วยการมีระบบจัดเก็บที่สะดวกและใช้งานง่าย คุณจะต้องมีบางอย่างเพื่อใส่เอกสารทั้งหมดที่คุณต้องเก็บไว้ นี่คือคำแนะนำบางส่วน:

• ถังเก็บเอกสารแบบพกพาที่รองรับไฟล์ที่แขวนอยู่
• แฟ้มแขวนสำหรับเด็กแต่ละคน
• ไฟล์แขวนเพิ่มเติม 2 ไฟล์
• ซอง 10 นิ้ว คูณ 13 นิ้ว

ป้ายกำกับ 3 ไฟล์แขวนสำหรับเด็กแต่ละคน

ใช้ป้ายกำกับเหล่านี้กับป้ายกำกับไฟล์ที่แขวนอยู่:

ดำเนินการ/ลงชื่อ: โฟลเดอร์นี้ใช้สำหรับแบบฟอร์มที่ต้องลงนาม เช่น ใบอนุญาตที่ต้องส่งคืน คำขอของครู ประกาศ PTA และใบปลิวเกี่ยวกับกิจกรรมที่ต้องเพิ่มในปฏิทินของคุณ

ที่เก็บข้อมูลระยะสั้น: ไฟล์นี้ใช้สำหรับแบบฟอร์มหรือข้อมูลที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้ตลอดไป แต่จะต้องอ้างอิงในอนาคตอันใกล้นี้ ตัวอย่างเช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการทัศนศึกษาที่กำลังจะมีขึ้นซึ่งรวมถึงรายการของสิ่งที่บุตรหลานของคุณต้องนำมาหรือใบปลิวงานรื่นเริงของโรงเรียนที่กำลังจะมีขึ้น

ที่เก็บข้อมูลระยะยาว (หนึ่งป้ายสำหรับชื่อเด็กแต่ละคน): โฟลเดอร์นี้มีไว้สำหรับเอกสารพิเศษ รายงานความก้าวหน้า คะแนนสอบ รางวัล ใบรับรอง หรือโปรแกรมจากละครโรงเรียนหรืองานดนตรีของเด็กแต่ละคน

ใส่ไฟล์ในถังเก็บเอกสารแบบพกพาของคุณ

เมื่อไฟล์ของคุณมีป้ายกำกับแล้ว ก็ถึงเวลาเก็บทิ้ง เพิ่มไฟล์ที่แขวนอยู่ในถังเก็บเอกสารแบบพกพา เก็บถังขยะไว้ตรงจุดศูนย์กลาง เช่น ห้องครัวหรือโฮมออฟฟิศ เคล็ดลับในการจัดระเบียบเอกสารคือการมีที่สำหรับวางกระดาษ

เลือกสถานที่จัดงาน

คุณจะเก็บระบบจัดเก็บข้อมูลนี้ไว้ใกล้มือโดยเปิดเผย ดังนั้นคุณอาจต้องการเลือกระบบที่ดึงดูดใจคุณ ทางที่ดีควรวางไว้ในจุดที่ปกติแล้วมักจะสะสมเอกสารของโรงเรียนไว้

เมื่อคุณคุ้นเคยกับระบบแล้ว คุณสามารถย้ายไปยังจุดอื่นที่เหมาะสมกว่าสำหรับการจัดเรียงและจัดเก็บเอกสารในแต่ละวัน

จัดเรียงกองเอกสารของคุณ

ตลอดทั้งสัปดาห์ เมื่อลูกของคุณนำกองกระดาษของโรงเรียนมาให้คุณ ก็แค่วางมันลงในโฟลเดอร์แขวนที่เหมาะสม

สอนบุตรหลานของคุณให้จัดระเบียบเอกสารด้วยตนเองให้พวกเขาทำการบ้านและส่งเอกสารที่คุณต้องเช็ค

วิธีตรวจสอบเอกสารของคุณและดำเนินการ

เมื่อจัดระเบียบเอกสารแล้ว คุณจะต้องตั้งค่ารูทีนสำหรับตรวจสอบแต่ละไฟล์

ตรวจสอบไฟล์การดำเนินการ/ลงนามทุกวัน ทุกเย็น ทบทวนเอกสารในแฟ้มการดำเนินการ/ลงนาม เซ็นแบบฟอร์มและใบอนุญาตทั้งหมดแล้วใส่ไว้ในกระเป๋าเป้ของลูก เพิ่มการประชุม คอนเสิร์ต หรือกิจกรรมใหม่ๆ ลงในปฏิทินของคุณ เมื่อดำเนินการเสร็จแล้ว ให้ยื่นแบบฟอร์มในไฟล์จัดเก็บข้อมูลระยะสั้นเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคตหรือนำไปรีไซเคิล

ตรวจสอบไฟล์จัดเก็บข้อมูลระยะสั้นเป็นประจำ ตรวจสอบเอกสารในไฟล์จัดเก็บข้อมูลระยะสั้นตามความจำเป็น ในวันทัศนศึกษา คุณจะทราบได้ทันทีว่าจะหาใบปลิวได้ที่ไหนพร้อมรายละเอียดและคำแนะนำ เมื่องานมาถึงและจากไป ให้โยนแบบฟอร์มลงในถังขยะรีไซเคิล

เก็บสิ่งต่าง ๆ ที่จะบันทึกในไฟล์ระยะยาว ทุกสิ่งที่คุณต้องการบันทึกจะรวมอยู่ในไฟล์ระยะยาวของเด็กแต่ละคน

จัดทำเอกสารที่ระลึก

ในตอนท้ายของแต่ละภาคการศึกษาหรือปีการศึกษา ให้นำเอกสารจากไฟล์ของเด็กแต่ละคนที่เป็นไฟล์พิเศษสำหรับคุณหรือบุตรหลานของคุณ ใส่ไว้ในซองขนาด 10 นิ้วคูณ 13 นิ้ว โดยระบุชื่อบุตรหลานและปีการศึกษาที่ด้านหน้า

เก็บซองจดหมายไว้ในลิ้นชักหรือถังขยะ ตอนนี้คุณมีเอกสาร รางวัล และใบรับรองพิเศษสำหรับเด็กแต่ละคนซึ่งจัดตามปีการศึกษาโดยไม่ต้องทำงานเพิ่มเติม

การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่องสำหรับการจัดระเบียบเอกสารของโรงเรียน

นี่เป็นวิธีแก้ปัญหาง่ายๆ สำหรับการจัดระเบียบเอกสารของโรงเรียนที่คงไว้ซึ่งตัวมันเอง โดยให้คุณฝึกฝนวินัยอย่างสม่ำเสมอด้วยขั้นตอนที่ร่างไว้ คุณอาจพบว่าจำเป็นต้องเปลี่ยนแฟ้มที่แขวนอยู่เป็นระยะเนื่องจากการสึกหรอ

ยึดติดกับระบบนี้เพื่อไม่ให้งานเอกสารรกบ้านคุณอีกต่อไป