วิธีการขอสำเนาเวชระเบียนของคุณ

การตรวจสอบเวชระเบียนไม่ได้เป็นเพียงสิ่งที่ควรทำเท่านั้น แต่ยังเป็นสิทธิ์ของคุณอีกด้วย ช่วยให้คุณสามารถอัปเดตข้อมูลใด ๆ ที่อาจมีความสำคัญต่อการดูแลของคุณหรือสอบถามผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของคุณเกี่ยวกับใบสั่งยาหรือผลการทดสอบที่ขาดหายไปหรือไม่ถูกต้อง

ในอดีต เวชระเบียนถูกเก็บและดูแลรักษาโดยผู้ให้บริการปฐมภูมิ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา มีแนวโน้มที่ผู้ป่วยต้องรับผิดชอบในการจัดเก็บและบำรุงรักษาเวชระเบียนของตนเอง

เว้นแต่คุณจะอยู่ในระบบการรักษาพยาบาลที่ให้คุณเข้าถึงเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ (EMR) คุณจะต้องดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อขอสำเนาสำหรับตัวคุณเอง

ผู้ที่อาจขอเวชระเบียน

แม้ว่าได้รับการออกแบบมาเพื่อปกป้องความเป็นส่วนตัวของคุณ แต่ข้อบังคับของ HIPAA นั้นกว้างขวางมากจนผู้ให้บริการหลายรายยังคงสับสนเกี่ยวกับวิธีการบังคับใช้ บางครั้งอาจทำให้ยากต่อการได้รับบันทึกของคุณ แม้ว่าคุณจะมีสิทธิ์อย่างเต็มที่ก็ตาม

ตาม HIPAA คุณมีสิทธิ์ขอเวชระเบียนในกรณีเหล่านี้:

• คุณเป็นผู้ป่วยหรือพ่อแม่หรือผู้ปกครองของผู้ป่วยที่มีการขอบันทึก
• คุณเป็นผู้ดูแลหรือผู้สนับสนุนที่ได้รับอนุญาตเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้ป่วย ในบางกรณี ผู้ให้บริการด้านการรักษาพยาบาลจะจัดเตรียมแบบฟอร์มอนุญาตที่ผู้ป่วยต้องกรอกให้ครบถ้วน

หลายคนคิดว่ามีเพียงพวกเขาหรือผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเท่านั้นที่สามารถขอรับสำเนาเวชระเบียนของตนได้ ภายใต้กฎหมายมีบุคคลหรือองค์กรอื่นที่อาจมีสิทธิด้วย

ซึ่งไม่เพียงแต่รวมถึงผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพเบื้องต้นของคุณเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบุคคลภายนอกที่ได้รับความคุ้มครองซึ่งคุณอาจได้รับสิทธิ์ทั้งโดยรู้เท่าทันหรือโดยไม่รู้ตัวเมื่อลงนามในแบบฟอร์มการรับผู้ป่วยหรือแบบฟอร์มลงทะเบียน สิ่งเหล่านี้ไม่รวมถึงผู้ปฏิบัติงานทางการแพทย์เท่านั้น แต่รวมถึงองค์กรต่างๆ เช่น บริษัทประกันภัย โรงพยาบาล ห้องปฏิบัติการ สถานพยาบาล ศูนย์ฟื้นฟูสมรรถภาพ และผู้ให้บริการเรียกเก็บเงิน

ทุกวันนี้ บางคนถึงกับขอให้แชร์ข้อมูลทางการแพทย์กับแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (เช่น แอปที่ตรวจสุขภาพหัวใจหรือเบาหวานของคุณ) ภายใต้ HIPAA คุณมีสิทธิ์ที่จะร้องขอสิ่งนี้ด้วยความเข้าใจว่าผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพที่เปิดเผยข้อมูลจะไม่รับผิดชอบต่อวิธีที่ผู้ให้บริการแอพมือถือใช้หรือรักษาความปลอดภัยข้อมูลของคุณ

ด้วยเหตุนี้ คุณจึงสนใจที่จะอ่านเอกสารการจดทะเบียนทางการแพทย์หรือเอกสารการรับเข้ารักษา เพื่อให้เข้าใจถึงสิทธิ์ที่คุณได้รับอย่างเต็มที่ และผู้ที่อาจแบ่งปันข้อมูลของคุณ

บันทึกใดที่สามารถจัดเตรียมได้

แม้ว่าคุณจะมีสิทธิ์ในเวชระเบียนส่วนใหญ่ของคุณ แต่ก็มีผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพบางรายที่สามารถระงับได้ อายุของบันทึกชุดใดชุดหนึ่งอาจส่งผลต่อความสามารถในการรับข้อมูลดังกล่าว—ผู้ให้บริการส่วนใหญ่ รวมถึงผู้ให้บริการด้านสุขภาพ โรงพยาบาล และห้องปฏิบัติการ จำเป็นต้องเก็บเวชระเบียนสำหรับผู้ใหญ่ไว้อย่างน้อยหกปี แม้ว่าอาจแตกต่างกันไปตามแต่ละรัฐ

มีการเก็บบันทึกสำหรับเด็กไว้นานแค่ไหนเช่นกัน บันทึกของเด็กจะต้องเก็บไว้เป็นเวลาสามถึง 10 ปีที่เกินอายุ 18 หรือ 21 ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับรัฐ

หากคุณกำลังมองหาการทดสอบในห้องปฏิบัติการหรือบันทึกการเข้าโรงพยาบาลโดยเฉพาะ วิธีที่ดีที่สุดคือขอจากห้องปฏิบัติการหรือโรงพยาบาลมากกว่าผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพหลักของคุณ สิ่งเหล่านี้มีแนวโน้มที่จะสมบูรณ์มากขึ้นและอาจถูกเก็บไว้เป็นเวลานานกว่าการปฏิบัติทางการแพทย์ของเอกชน

บันทึกผู้ให้บริการของคุณอาจปฏิเสธ

มีบันทึกที่คุณอาจถูกปฏิเสธการเข้าถึง สิ่งเหล่านี้ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับบันทึกสุขภาพจิตซึ่งบันทึกของผู้ให้บริการอาจถือเป็น “ความประทับใจ” มากกว่าการวินิจฉัย เป็นที่ถกเถียงกันอยู่ว่าการเปิดเผยบันทึกเหล่านี้อาจเป็นอันตรายต่อความสัมพันธ์ระหว่างผู้ให้บริการด้านการแพทย์กับผู้ป่วยหรือถูกตีความอย่างผิด ๆ เมื่อนำออกไปนอกบริบท

จากที่กล่าวมา ผู้ให้บริการไม่สามารถปฏิเสธคำขอของคุณ เพราะมันอาจทำร้ายความรู้สึกของคุณ ปฏิเสธได้ก็ต่อเมื่อการเปิดเผยข้อมูลอาจทำให้คุณต้องทำร้ายตัวเองหรือผู้อื่น หากถูกปฏิเสธ จะต้องแจ้งการปฏิเสธเป็นลายลักษณ์อักษรแก่คุณ

ภายใต้กฎหมาย มีบางกรณีที่ข้อมูลด้านสุขภาพของคุณอาจถูกระงับ แม้ว่าข้อจำกัดเหล่านี้อาจมีการตีความในวงกว้าง ซึ่งรวมถึง:

• บันทึกจิตบำบัด; สิ่งเหล่านี้เป็นบันทึกโดยผู้ให้บริการด้านสุขภาพและอาจไม่รวมอยู่ในเวชระเบียนของคุณ
• ข้อมูลที่ได้รวบรวมไว้เพื่อใช้ในคดีความ

หากคุณรู้สึกว่าถูกปฏิเสธการเข้าถึงเวชระเบียนอย่างไม่เป็นธรรม คุณสามารถยื่นคำร้องต่อสำนักงานสิทธิพลเมือง (OCR) ที่กรมอนามัยและบริการมนุษย์ คุณสามารถทำเช่นเดียวกันนี้ได้หากการรักษาความลับทางการแพทย์ของคุณถูกละเมิด

หาก OCR ตกลงว่าการร้องเรียนของคุณมีเหตุผล จะสั่งให้ผู้ให้บริการด้านการรักษาพยาบาลหรือสถานพยาบาลดำเนินการแก้ไขหรือบังคับใช้ข้อตกลงหากเกิดอันตรายขึ้นจริง การร้องเรียนจะต้องยื่นภายใน 180 วันนับจากวันที่ละเมิด

กฎหมายยังห้ามการตอบโต้ในส่วนของนิติบุคคลที่ได้รับความคุ้มครองหากมีการร้องเรียน เช่น การยุติบริการหรือการเพิ่มขึ้นของต้นทุนการบริการ

วิธีการขอเวชระเบียนของคุณ

การปฏิบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกส่วนใหญ่จะขอให้คุณกรอกแบบฟอร์มเพื่อขอเวชระเบียนของคุณ โดยปกติแบบฟอร์มคำขอนี้สามารถรับได้ที่สำนักงานหรือส่งทางโทรสาร ไปรษณีย์ หรืออีเมล

หากสำนักงานไม่มีแบบฟอร์ม คุณสามารถเขียนจดหมายเพื่อขอได้ อย่าลืมรวม:

• ชื่อของคุณ
• หมายเลขประกันสังคม
• วันเกิด
• ที่อยู่และเบอร์โทร
• ที่อยู่อีเมล
• รายการที่ร้องขอ
• วันที่ให้บริการ
• ตัวเลือกการจัดส่ง (แฟกซ์ ไปรษณีย์ อีเมล ด้วยตนเอง)
• ลายเซ็น

เมื่อส่งคำขอแล้ว คุณอาจต้องรอสักครู่ก่อนที่จะได้รับบันทึกจริง กฎหมายของรัฐแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วไปต้องมีการจัดส่งภายใน 30 ถึง 60 วัน อย่าลืมเก็บสำเนาคำขอต้นฉบับไว้ และติดต่อกระทรวงสาธารณสุขของรัฐของคุณ หากคุณไม่ได้รับเอกสารหลังจากพยายามหลายครั้ง

ค่าบริการ

โปรดทราบว่าคุณอาจต้องจ่ายค่าใช้จ่ายของเวชระเบียนหากต้องการให้ส่งเป็นกระดาษ ทางโทรสาร หรือทางสื่ออิเล็กทรอนิกส์ แม้ว่าราคาจะแตกต่างกันไป แต่ต้องสมเหตุสมผล

นอกจากนี้ คุณมีสิทธิ์ได้รับบันทึกแม้ว่าคุณจะไม่ได้จ่ายเงินให้ผู้ให้บริการด้านการรักษาพยาบาลหรือสิ่งอำนวยความสะดวกสำหรับขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง บันทึกไม่สามารถระงับได้เนื่องจากการไม่ชำระเงิน และคุณไม่สามารถถูกเรียกเก็บค่าธรรมเนียมที่สูงเกินไปเพื่อชดเชยการไม่ชำระค่าบริการ หากเป็นหนี้ ผู้ให้บริการด้านการรักษาพยาบาลหรือสถานพยาบาลสามารถหาช่องทางในการเรียกเก็บ เช่น การดำเนินการทางกฎหมายหรือบริการทวงหนี้

สำหรับผู้ให้บริการด้านสุขภาพที่ไม่ต้องปฏิบัติอีกต่อไป

หากผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของคุณเกษียณอายุหรือไม่ได้ใช้งานแล้ว เวชระเบียนทั้งหมดจะต้องยังคงได้รับการเก็บรักษาไว้ภายใต้กฎหมาย สิ่งนี้เกี่ยวข้องแม้ว่าผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพจะเสียชีวิตหรือเลิกปฏิบัติโดยไม่มีการขาย

ภายใต้กฎหมาย เวชระเบียนควรโอนไปยังผู้ให้บริการด้านการรักษาพยาบาลรายอื่นที่ตกลงยอมรับความรับผิดชอบ หากไม่พบผู้ให้บริการ บันทึกอาจถูกจัดเก็บถาวรกับบริษัทจัดเก็บเชิงพาณิชย์ที่มีชื่อเสียง

ในทำนองเดียวกัน หากผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของคุณออกจากการฝึกปฏิบัติแต่ยังคงดำเนินการอยู่ สมาชิกที่เหลือจะต้องเก็บรักษาบันทึกของคุณ หากมีการขายแนวปฏิบัติ แนวปฏิบัติใหม่จะรับผิดชอบในการบำรุงรักษาบันทึกและต้องรับผิดหากบันทึกสูญหายหรือได้รับการจัดการอย่างไม่ถูกต้อง

การติดตามบันทึกของคุณบางครั้งอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสำนักงานของผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพถูกปิดโดยไม่มีรายละเอียดการส่งต่อ ในกรณีนี้ มีหลายสิ่งที่คุณทำได้:

• ติดต่อรัฐหรือสมาคมการแพทย์ในพื้นที่ของคุณ องค์กรเหล่านี้หลายแห่งต้องการการจดทะเบียนรายปี โดยส่วนใหญ่แล้วจะมีข้อมูลติดต่อล่าสุด

• พูดคุยกับบริษัทประกันสุขภาพของคุณ หากผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพยังคงเป็นผู้ให้บริการที่ได้รับอนุมัติ บริษัทประกันของคุณจะมีรายละเอียดการติดต่อ

• ติดต่อโรงพยาบาลใด ๆ ที่ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของคุณทำรอบ โรงพยาบาลกำหนดให้ผู้ให้บริการด้านสุขภาพต้องผ่านกระบวนการอย่างเป็นทางการเพื่อรับสิทธิพิเศษของโรงพยาบาล ฝ่ายทรัพยากรบุคคลมักจะมีรายละเอียดอยู่ในไฟล์

หากทุกอย่างล้มเหลว คุณอาจต้องสร้างไฟล์ใหม่โดยติดต่อห้องปฏิบัติการ โรงพยาบาล หรือผู้เชี่ยวชาญที่คุณใช้ บริษัทประกันสุขภาพของคุณทั้งในอดีตและปัจจุบันสามารถให้รายละเอียดเกี่ยวกับการเรียกร้องค่าสินไหมทดแทนในนามของคุณได้

แก้ไขข้อผิดพลาด

เมื่อคุณได้รับสำเนาเวชระเบียนของคุณแล้ว ให้ตรวจสอบอย่างละเอียด หากคุณพบข้อผิดพลาดหรือการละเว้น คุณจะต้องการแก้ไขทันทีเพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่กระทบต่อการดูแลในอนาคตของคุณ

ผู้ให้บริการส่วนใหญ่จะตกลงที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดที่เป็นข้อเท็จจริงหรือติดตามรายงานที่ควรได้รับการเก็บรักษาไว้ในไฟล์ของคุณ

อย่างไรก็ตาม สิ่งนี้ไม่ได้ครอบคลุมถึงความคิดเห็นที่แตกต่างกันซึ่งผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพของคุณมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นทางการแพทย์ ซึ่งรวมถึงหมายเหตุเกี่ยวกับปัจจัยที่ก่อให้เกิดความเจ็บป่วย (เช่น โรคพิษสุราเรื้อรังหรือเอชไอวี) ที่คุณไม่ต้องการให้มีในเวชระเบียนของคุณ การเปลี่ยนแปลงหรือละเว้นบันทึกจะไม่เพียงแต่เป็นปัญหาทางจริยธรรมเท่านั้น แต่ยังอาจส่งผลให้ผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพต้องถูกดำเนินคดีทางกฎหมาย

จากที่กล่าวมา หากคุณเชื่อว่าการปฏิเสธการแก้ไขไม่ยุติธรรมหรือทำให้คุณตกอยู่ในอันตราย ให้ยื่นคำร้องต่อ OCR โดยให้รายละเอียดเกี่ยวกับข้อพิพาท พวกเขาสามารถตรวจสอบหลักฐานและตัดสินใจว่าจะแก้ไขได้หรือไม่

การรู้ว่าอะไรอยู่ในเวชระเบียนของคุณมีความสำคัญพอๆ กับการพบแพทย์ตั้งแต่แรก หากคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ โปรดตรวจทานหลังการนัดหมายทุกครั้งหรือไปพบแพทย์ ช่วยให้คุณสามารถแก้ไขเมื่อจำเป็นและมีส่วนร่วมมากขึ้นหากจำเป็นต้องได้รับการรักษาพยาบาล